Revendo alguns momentos vividos pela Ateq encontrei uma mensagem enviada a um pequeno empresário do ramo de extração mineral, com boa parte da produção exportada para a Europa. Há exatos dez anos.

Considerações sobre “crise” e sistemas de gestão.

Prezado Antonio,

Como prometi vou fazer algumas considerações sobre nossa última conversa.

Enquanto conversávamos fui percebendo que você colocava questões que eu já havia visto em muitas empresas, em maior ou menor grau. Foi o que me levou a propor esta reflexão. Vamos ver se será de alguma utilidade para nós.

Falávamos das ameaças que o ambiente, no momento, coloca para a sua Empresa.

Por que “no momento”? Por que em certas ocasiões essas ameaças parecem mais agudas, parecem afetar mais o nosso negócio? Por que nessas ocasiões dizemos estar em “crise”?

Na crise nosso raciocínio pula de um aspecto particular a outro com muita rapidez, pois estamos pressionados de todos os lados: vendas diminuem, a inadimplência aumenta, investimentos são reduzidos, o que nos causa tensão, pois estamos conscientes de que deveríamos aumenta-los, etc. etc.

Tudo isto dificulta obtermos uma visão global de todos os aspectos que envolvem a nossa organização e o ambiente no qual está inserida. Até acredito que, na cabeça do gestor, exista a visão global, mas a dificuldade é utiliza-la no momento adequado.

E se considerarmos que as “crises” são apenas momentos em que alguns aspectos do nosso negócio se tornam mais agudos? Porque esses aspectos estão sempre presentes no dia-a-dia das empresas, não estão? Não é avaliando-os – sem pressões externas agudas - que o gestor toma suas decisões?

Na realidade, essa interação entre o gestor e o ambiente de negócios é permanente.

Podemos concluir que a crise é constante, ou melhor, permanente?

Acho que sim.

Claro que ênfases sempre ocorrem em relação a alguns aspectos da vida da organização, em momentos específicos. E devem ser tratadas sem nos esquecer do todo.

Por que acreditamos que a implantação de um sistema de gestão proporciona as condições para o tratamento mais adequado das “crises”?

Um sistema de gestão (ISO 9001, 14001, ou outro qualquer) integra todas as atividades de uma empresa com o propósito de atingir seu objetivo empresarial.

Um sistema de gestão integra os princípios, os valores e as crenças da organização concretizadas pela Políticas, diretrizes e objetivos operacionais, que definem o rumo a seguir.

Integra os métodos de trabalho – o saber fazer, o “know how” – utilizados pela empresa.

Integra, ainda, os recursos – materiais, financeiros e humanos – necessários para atingir os objetivos pretendidos.

Na implantação do sistema, parte-se das definições das políticas e estratégias da empresa para definição dos objetivos empresariais e, em conseqüência, dos operacionais.

Identificam-se os processos (ou subprocessos) que compõem a empresa (esta é o “grande processo”), definindo-se suas interações.

Avaliam-se, ou revisam-se, os métodos de trabalho à luz das definições políticas, tendo-se em vista os objetivos traçados e as condições atuais da empresa.

Identificam-se os recursos necessários para atingirmos os objetivos propostos.

A nova configuração dos processos, os métodos de trabalho revisados ou novos adotados e a alocação de recursos estarão alinhados com as diretrizes traçadas, e de acordo com os objetivos definidos (nos diversos níveis da empresa).

Nossa proposta de trabalho para a implantação de sistemas de gestão ou otimização de processos (gerenciais ou operacionais) é baseada nesta crença.

De certa forma as organizações estão sempre em crise, procurando se rever permanentemente, se adaptar às condições mutantes do mercado (e como estas mudam, às vezes parece até que estamos em crise. . .), procurando competitividade. É o que pode ser chamado de “melhoria Contínua”.

Há um outro aspecto também presente nas “crises”: é comum desviarmos a nossa atenção do “todo” para questões específicas, mais fáceis de resolver porque julgamos que elas estão sempre sob o nosso controle. Assim, é que nos dedicamos a temas “internos” como modificações em “lay outs”, melhorias em processos específicos, aquisição de equipamentos, etc. Os riscos inerentes a esse comportamento são claros. Não que essas atividades não devam ser realizadas mas, se realizadas no âmbito de uma reflexão mais ampla, podem dar melhores resultados, ou, no mínimo, mais tranquilidade para quem toma decisões.

Pois é, Antônio, esta “crise” é apenas uma manifestação, mais aguda talvez, de nossa crise permanente.

Espero que estas reflexões sejam úteis para você e sua Empresa. Para mim foram uma oportunidade, que eu vinha procurando há tempos, de pensar um pouco em como um sistema pode, de fato, ajudar uma empresa.

Aluisio Marri
Ateq Engenharia